Nastavení Kanban boardu: praktický postup pro efektivní workflow

Pokud jste se někdy zabývali tím, jak nastavit Kanban board pro váš tým, možná se vám tento článek s trochou našich zkušeností bude hodit.  Než začneme s vysvětlováním Kanban boardu, je dobré si uvědomit, že Kanban by se ve vašem týmu neměl omezit jen na nástěnku. To skutečně cenné, je až za ním, kdy začnete hledat zdroje plýtvání ve vašem týmu a kromě užitečného nástroje začnete pracovat i s kulturou v týmu.

Struktura Kanban boardu

Kanban board je zjednodušeně tabule, která slouží ke sledování stavů a postupu při dodávce hodnoty vašim zákazníkům. Úkoly na tabuli řadíme podle priority. Úkoly s nejvyšší prioritou najdete na tabuli hned nahoře a směrem dolů priorita úkolů klesá. Tak jak se postupně mění stav vašich úkolů, posouvají se lístečky s úkoly postupně zleva doprava na tabuli. Na levé straně tabule čeká úkol na zahájení výroby a úplně vpravo pak ukazuje hotový produkt, dodaný zákazníkovi. Tabule je vertikálně rozdělená do sloupců a každý sloupec znamená nějaký významný stav při výrobě vašeho produktu nebo služby. Pro přechody mezi jednotlivými stavy si můžete v případě potřeby i definovat „Definition Of Done“.

Jak se Kanban board liší od Scrum boardu?

V čem se tedy liší Kanban board od klasického Scrum boardu?

• Kanban board neslouží k plánování sprintů.
• Kanban board je prakticky nekonečný, neruší se po každých dvou týdnech. Pouze například po releasu se z něj odstraní již dodané tasky.
• Kromě stavu jednotlivých úkolů můžete na Kanban boardu sledovat i takzvaný Work In Progress (WIP) Limit. Více si o něm povíme v následující kapitole.

Význam nastavení WIP limitu

WIP limit omezuje počet paralelně rozpracovaných úkolů. Čím více máte paralelně otevřených úkolů, na kterých pracujete současně, tím více ztrácíte focus na jejich dokončení.

Velké množství rozpracovaných úkolů je typickým zdrojem plýtvání. Práce na mnoha úkolech najednou, vede k častému přepínání mezi nimi a tak i k plýtvání časem. Čas obvykle ztratíte už jen přepnutím kontextu v hlavě, kdy se přestanete věnovat jednomu úkolu a musíte si vzpomenout, kde jste skončili s následujícím úkolem. To pak vede k vyšší únavě a následně i k vyšší chybovosti. Více si můžete přečíst například v našem článku Iluze o výkonnosti týmu a roztříštěný focus.  

Proto doporučujeme nastavit si WIP limit pro rozpracované úkoly. Pokud při práci narazíte s novým taskem na omezení dané WIP limitem, tak nezačínejte práci na tomto úkolu. Znamená to, že jste v procesu výroby narazili na úzké hrdlo. Pokud s tím nic neuděláte, začne se vám hromadit nedokončená práce. Nedokončená výroba je dalším známým druhem plýtvání. Zamyslete se nad tím, jak si jinak uspořádáte práce, abyste odstranili úzké hrdlo, na které jste narazili.

Pokud k práci s Kanban boardem používáte software, často vám zvýrazní překročení WIP limitu například červenou barvou. Nástroj vám pak často také nedovolí posunout nový požadavek do stavu, kde by jste překročili WIP limit. Nástroj vás tak může pomáhat k většímu hlídání efektivnosti vašeho týmu.

Stavy úkolů na Kanban boardu

Existuje více možností, jakým způsobem si nastavit efektivní workflow v Kanban boardu.

1. To do / In progress / Done – toto je asi nejjednodušší nastavení stavů, které můžete použít Výhodou je prakticky nulová pracnost na přípravu. Využijete ho zejména tam, kde máte velmi jednoduché úkoly, které rychle odbavíte a nepotřebujete si práci mezi sebou příliš předávat.
2. Můžete použít Value Stream Mapping jako pomocník pro návrh workflow do Kanban boardu. Hned na začátku vás ale musím upozornit na to, že Value Stream Mapping byste neměli používat jen jako nástroj pro přípravu Kanban boardu. Jeho hlavní hodnota je v objevení zdrojů plýtvání, sjednocení chápání procesu výroby. Možnost využít jej pro tvorbu Kanban boardu je vlastně přidaná hodnota navíc. Také si uvědomte, že Kanban board nemusí vždy přesně kopírovat stavy, které jste identifikovali při Value Stream Mappingu. Důvodem je například rozdílná granularita informací, kterou potřebujete. Pokud se chcete dozvědět více, podívejte se na článek Value Stream Mapping – nástroj pro kontinuální zvyšování efektivity týmů
3. Stanovení workflow empiricky – můžete zkusit i navrhnout workflow pro vyšší efektivitu empiricky a postupně ladit množství a definici stavů. Koneckonců, pokud chcete, aby se váš tým zlepšoval, nemějte workflow vytesané do kamene, abyste měli možnost s ním průběžně pracovat.

Stavy Ready for…

Využívání stavů „Ready for…“ V některých firmách jsme se setkali s využíváním stavů ve formátu „Ready for Analysis“, „Ready for development“ a podobně. Možná budete mít jiný názor, my ale tyto stavy spíše nedoporučujeme používat. Ve firmách se jimi často označuje stav, kdy je například hotová analýza, ale vývojář si ještě nevzal požadavek k vývoji. A tak můžete měřit, kolik času stráví požadavek čekáním na zpracování.

Pokud chcete, aby se váš agilní tým soustředil na týmovou spolupráci, používejte jen stavy, které skutečně přidávají hodnotu produktu. A pokud striktně oddělíte stavy, kterými váš produkt postupně prochází a měříte čekání speciálním stavem, znamená to riziko omezení spolupráce ve vašem týmu a tvoření si alibi, že se zrovna u mne se task při výrobě nezastavil. Pokud se tedy rozhodnete tento typ stavů využívat, dávejte si na toto riziko pozor.

Classes of Services

 Kaban board se dá organizovat i horizontálně a to pomocí takzvaných Classes of services. Mezi nejznámější členění Kanban boardu podle Classes of service patří:

• Expedite/Urychleně odbavit  – tyto úkoly jsou nejvíce prioritní, snažíme se je co nejdříve dodat
• Fixed delivery date – úkoly s pevně daným termínem dodání
• Standard – standardní úkoly bez kritické priority a pevného termínu dodání
• Intangible / neprioritní úkoly – uděláme je, když na ně zbyde čas

Granularita úkolů na Kanban boardu

Rozmyslete si jakou granularitu chcete vidět na vašem Kanban boardu, aby nebyl příliš statický. Cílem Kanban boardu je vizualizace toho co děláme a příliš složitý board se vám bude hůře číst.

Malou granularitu využijete, když chcete na Kanban boardu vidět například chystaný release. A naopak, vyoskou granularitu využije tým, který na Kanban boardu odbavuje drobné tasky a denně se u něj setkává. S velkými tasky bude váš Kanban board statický a stane se z něj pouze informativní nástěnka. Naopak s drobnými úkoly se vám bude s Kanban boardem lépe pracovat na denní bázi a snáze v něm uvidíte i různé zdroje plýtvání.

Podle našich zkušeností neexistuje univerzální pravidlo, které by vám přesně řeklo, jak mají být tasky na Kanban boardu velké. Je to opět o empirickém přístupu. Kanban board nastavte a uvidíte. Pokud bude váš Kanban board moc statický, nebo generuje až příliš režie s udržováním aktuálního stavu, nevadí. Vše jednoduše změňte, poučte se ze současného stavu a adaptujte se.

Tak ať se vám s novým Kanban boardem dobře pracuje!

Také vás může zajímat:

• Můžete se přihlásit na náš praktický kurz Kanban – Flow Mastery
• Přeštěte si článek Iluze o výkonnosti týmu a jak roztříštěný focus brzdí firmy