Kolik týmů může mít agilní kouč najednou?

V řadě společností se poslední dobou začali ve velkém obsazovat lidé do role agilních koučů.  Například ve spojitosti s „frameworkem“ Spotify se pak často setkáváme s dotazy, v čem se role agilního kouče liší od scrum mastera. Je rozdíl mezi těmito rolemi opravdu jen v názvu? Nebo se liší obsahem práce? Nebo se očekává, že se týmy obejdou bez scrum mastera a koučové zvládnou více týmů najednou? Já bych se dnes rád podíval na ten počet týmů. A abych vás nezklamal, nečekejte tady přesné počty, správné nastavení se totiž liší v závislosti na řadě parametrů. Místo toho tu ale můžete najít pár rad, které vám pomohou dostat se ke správnému nastavení.

Je poměrně běžné, že když s agilem začínáte ve firmě, řada lidí vlastně neví co od role agilního kouče nebo scrum mastera očekávat. Část společností se pak logicky rozhodne do těchto rolí zpočátku neinvestovat tolik, kolik by si daná pozice zasloužila. Raději vyčkávají, až jak se ukáže časem. Pokud se koučům podaří po čase ukázat svoji hodnotu, může se firma rozhodnout pro nábor z venku nebo výchovu dalších vlastních koučů.

Nedostatek koučů ale může probíhající agilní transformaci pěkně zkomplikovat. Právě koučové jsou nositelé změny při agilních transformacích. Koučů v takové situaci nemusí být dostatek na to, aby pokryli všechny týmy, které to ve firmě potřebují. Proto si nejprve správně nastavte očekávání od koučů. Co vám mají koučové ve firmě doručit a teprve na základě toho řešte očekávání kolik týmů mohou koučové paralelně zvládnout.

Nedostatek důvěry, nebo ztráta kontextu

K čemu vlastně může vést špatně nastavený počet týmů na kouče? Pokud to přeženete a nastavíte očekávání koučům na příliš mnoho týmů najednou, dříve nebo později se pravděpodobně objeví tyto problémy:

1. Nedostatek důvěry kouče u týmu: pokud se kouč nestíhá věnovat týmu dostatečně aby ukázal týmu svoji hodnotu, tak u něj důvěru nezíská. Přetížení povede k roztříštění focusu koučů a omezení jejich přínosu na „pouhého facilitátora ceremonií“.  Více si můžete k tomuto tématu přečíst v článku 10 tipů jak si získat důvěru u týmu jako scrum master.
2. Ztráta kontextu: pokud máte už seniornějšího kouče, zpočátku může pomoci i více týmům najednou, protože počáteční chyby týmů se opakují. Funguje v režimu „kouknu a vidím“. Ale bohužel to není trvalé řešení situace. Pokud má týmů mnoho a týmy se postupně rozvíjí, tak schopnost trefně reagovat na potřeby týmu bez udržování kontextu postupně ztratí. A udržení kontextu opět vyžaduje být u týmu nějakou dobu. Pokud se problém neřeší, může se hodnota kouče omezit na předávání teoretických rad týmu bez kontextu, nebo neustálému vyptávání jak tým funguje (v lepším případě). O dalších problémech způsobených rozbitím focusu si můžete přečíst v článku Iluze o výkonnosti týmu a roztříštěný focus.

Také platí, že pokud nejste ve flexibilním startupu, raději nepočítejte s tím, že agilní kouč zvládne koučovat mnoho týmů najednou. Takový tým se pak bude sotva sám bez scrum mastera a jen s občasnou návštěvou kouče – konzultanta rychle posouvat k agilitě. Na začátek si nastavte očekávání od kouče a to vám pomůže zjistit nároky na jeho přítomnost u týmu.

Očekávání od role kouče

Pokud se tedy chcete dobrat k tomu, kolik koučů vlastně potřebujete, zkuste se zamyslet nad očekáváním od kouče. Jsou to přínosy, které vyžadují, aby byl více s týmem, nebo stačí občasná návštěva? Některá očekávání obsahuje následující tabulka.

Co ještě ovlivňuje stanovení počtu týmů na kouče

Očekávání od role kouče není jediný faktor, který byste měli vzít v potaz. Než se rozhodnete o nastavení počtu týmů na kouče, zkuste se ještě zamyslet nad následujícími body:  

• Jak dlouho vaši lidé pracovali v tradičním způsobu vývoje: čím více jsou zvyklí na původní styl práce, tím více úsilí i času bude potřeba na to, to změnit.
• Velikost firmy a flexibilita týmů – u větších firem obvykle najdeme velkou specializaci rolí a také více procesně orientovaných lidí. Přechod do agility představuje pro tyto lidi velkou změnu a to s sebou obvykle přináší větší náročnost na kouče.
• Ochota nést zodpovědnost: ne všichni zaměstnanci (ale i externisté) ve firmě vítají větší zodpovědnost za to, co tým dodává svým zákazníkům. Čím méně jsou lidé ochotni k přijetí zodpovědnosti v týmech, tím náročnější je tato změna pro ně i pro kouče.
• Seniorita koučů: pokud agilní kouč začíná, neměl by mít více než 1 nebo 2 týmy stejně jako scrum master. Riziko ztráty důvěry a případně i odrazení týmu od ochoty dát příležitost změně ve svém fungování je poměrně vysoké.  
• Pokud máte ve firmě seniornější kouče, konzultujte počet týmů vždy raději s nimi, než s konzultačními společnostmi. Konzultační společnosti nemusí mít vždy správný kontext toho, jak vaše společnost funguje a co právě vaše týmy potřebují.

Co dělat, když nemáte dostatek koučů

Co tedy dělat, když nemáme koučů dostatek a nemůžete si teď dovolit nabrat další? Tady najdete pár zkušeností, které by mohly alespoň dočasně trochu pomoci:

• Startovat týmy postupně: když už nemáte na výběr s množstvím dostupných koučů, startujte alespoň týmy postupně, ať se zátěž rozloží v čase. Mezitím se může podařit některé týmy trochu stabilizovat a tak si udělat prostor na pomoc dalším týmům.
• Vychovávat si svoje kouče z řad zaměstnanců: pokud máte ve firmě seniorní kouče, určitě se snažte o to, aby vám pomohli vychovávat další kouče interně. Pokud nemáte seniory, nebo jsou vytížení, požádejte o pomoc s rozvojem některou z firem, které se na trhu věnují agilu. S výchovou koučů nečekejte, vezme si to svůj čas.
• Raději nekombinovat řemesla s koučem: pokud nejste startup, tak kombinování dalších pracovních oborů s rolí kouče většinou není dobrý nápad. Často to vede k roztříštění pozornosti kouče a jedno nebo druhé trpí.

Prioritizace týmů a rotace koučů

• Prioritizovat kde kouči budou a kde ne: pokud si dokážete přiznat, že koučů není dostatek, pak se dá rozhodnout o tom, kde teď kouči budou a kde zatím ne. Je to mnohdy lepší řešení, než když se snažíte dostat kouče všude a ti potom nestíhají dělat nic pořádně. Pokud zároveň ještě ve firmě ladíte očekávání od přínosů koučů, dejte na začátek příležitost týmům, které agilitu chtějí a aktivně pomáhají s jejím rozvojem. Tak můžete dříve posoudit přínos koučů a zároveň si vytvořit vzorové týmy s agilním nastavením. Vzorové týmy vám potom mohou sloužit i jako inspirace pro ostatní.
• Rotace koučů: koučové si mohou pomáhat i napříč týmy. Například kdo má dobré zkušenosti s nějakou agilní technikou, může pomoci s jejím zavedením v ostatních týmech. Zde ale opět pozor na roztříštění focusu. Pokud bude mít kouč moc týmů, nikdy si nezíská jejich důvěru a k příliš mnoho změnám nedojde.  Seniornější kouč už si prioritizaci svých úkolů zvládne udělat, ale to nemusí platit u lidí co s touto rolí začínají a teprve se jí učí.

A jak je to u vás? Budu rád, když nám napíšete do komentářů nebo do mailu, jaké máte vy zkušenosti se stanovením počtu týmů pro vaše kouče nebo scrum mastery.