Jak dát správně zpětnou vazbu

Jednou ze základních dovedností členů agilních týmů je schopnost dát svým kolegům zpětnou vazbu (nebo chcete-li: feedback). Když mám zájem o svůj rozvoj, nebo hodnocení produktu, na kterém pracuji, poprosím kolegu o zpětnou vazbu. Podstatně těžší je ale situace, když musíte poskytnout kolegovi zpětnou vazbu, kterou si sám nevyžádal. Základní školení agilních přístupů ale žádný návod jak na to obvykle neposkytují. A tak se stává, že předávání feedbacku někdy končí v emocích obou zúčastněných nebo v horším případě i nekonstruktivním konfliktu. Někdy feedback bez problémů předáte hned a jindy je potřeba se důkladně připravit. Pojďme si proto projít alespoň několik základních doporučení jak na to.

Doporučení pro přípravu a předání zpětné vazby

• Nehledejte zde návod jak napsat zpětnou vazbu. Vždy se snažte o její osobní předání. Potřebujete vidět reakce příjemce a reagovat na ně. A také cokoliv citlivého předáváte textem, může nechtěně někdy vyznít jinak, než bylo vaším záměrem.
• Nic není jen černé a bílé. Proto vždy vyzdvihněte i silné stránky příjemce.
• Rozvojová zpětná vazba:
  • Snažte se, aby byla neosobní. Ideální je, když je z vaší formulace patrné, že reagujete na konkrétní vzorec chování, nikoliv na člověka. Pokud si tohle hodnocený člověk uvědomí a zároveň vnímá i pozitivní zpětnou vazbu, kterou jste uvedli předtím, odchází z diskuse se ctí. Ví, že se bavíte o vzorci chování, který má změnit a ne o něm. Obvykle pak nemá potřebu reagovat podrážděně.
    
  • Zpětná vazba – příklad:
    • Špatně: „Vůbec neumíš vést meetingy.“ (primárně hodnotím člověka)
    • Lepší varianta: „Facilitace workshopů není optimální. Necháš vzít od účastníků slovo a schůzky se tak protahují.“ (primárně hodnotím facilitaci)
      
  • Při předávání nezveličujte, ale ani nezlehčujte nedostatek, který příjemci popisujete. Jste tu proto, aby si příjemce uvědomil, který vzorec chování má změnit a musí to pro něj být z vašeho výstupu srozumitelné.
    
• Vždy mějte připravené konkrétní příklady, kdy ke konkrétní situaci, kterou hodnotíte došlo. Občas se stane, že si hodnocený nedostatek neuvědomuje a teprve konkrétní příklad mu otevře oči. Informace předaná bez konkrétních příkladů bude často pro příjemce neuchopitelná.
• Pozor na vkládání vlastních doměnek nebo pocitů. Vždy se držte faktů, aby přijemce věděl co přesně má změnit a hodnocení bylo konkstruktivní.
• Na konci předání se můžete příjemce zeptat, která část ze zpětné vazby pro něj byla užitečná a proč a která naopak nikoliv.

Poskytovatel a příjemce zpětné vazby

• Nevymýšlejte nápravná opatření za vašeho kolegu. Je potřeba, aby návrh nápravy přišel od něj a vy s ním pouze proberte, zda je řešení adekvátní situaci.
• Pokud se stane, že je hodnocený v emocích, raději rozhovor na nějakou dobu přerušte. Příjemce už v takové situaci nemusí věnovat dostatečnou pozornost tomu co říkáte. Nic se nejí tak horké jako se to uvaří.
• Nedopusťte, aby zpětnou vazbu předávali ti co o daném problému nic nevědí. Zprostředkovatel obvykle nemá dostatek informací na to, aby odpověděl na dotazy, na které se může příjemce zeptat. Zároveň se samí předem připravte na dotazy, které se mohou objevit.
• V neposlední řadě záleží nejen na poskytovateli, ale i na příjemci, ten se musí naučit zpětnou vazbu přijímat.

Psychologické bezpečí

Zamyslete se, jaké místo si vyberete pro předání. U netriviálních věcí je to nejlepší mezi čtyřma očima. Ve chvíli, když se například pokusíte předat náročnější zpětnou vazbu kolegovi před celým týmem, může se kolega cítit ohrožený a vysvětlí si to jako útok. V ohrožení, které vyvolala zpětná vazba předaná na nesprávném místě bude výsledkem pouze obranná reakce, nikoliv návrh řešení.

Mějte na paměti, že neposkytnout zpětnou vazbu má obvykle horší následky, než když ji včas a dobře poskytnete. Dobře podaná zpětná vazba vyčistí vzduch v týmu a pomůže týmu se zlepšovat. Pamatujte na to, ikdyž je to pro vás krok mimo vaši komfortní zónu.

Vaše úspěšnost při předání záleží hodně i na kvalitě vztahu. Jinak bude příjemce přijímat zpětnou vazbu od člověka, kterého bere jako nepřítele a jinak od člověka, u kterého má ověřené, že z dané situace nijak neprofituje. Jeho zpětná vazba je tedy nezištná

To co jste si řekli v průběhu předávání zůstane důvěrné. Tým se může dozvědět od hodnoceného, jaké řešení vymyslel, ale vše ostatní by mělo zůstat neveřejné. Pokud hodnotící nedodrží důvěrnost informací, může ho to přpravit o důvěru jak hodnoceného, tak celého týmu.

Poděkování

Rád bych poděkoval Romanovi Slobodníkovi za jeho pomoc a doplnění vstupů do článku.

Tip: Zajímá vás víc, jak budovat bezpečné prostředí, nebo potřebujete pomoci s budováním bezpečného prostředí ve firmě? Můžete využít například služeb našich agilních koučů: Agile coaching na part time.